Сопроводительное письмо в суд о направлении документов образец 2021

Содержание
  1. Сопроводительное письмо в суд о направлении документов: образец, правила составление и его цель
  2. Для чего оно нужно?
  3. В каких случаях требуется сопроводительное письмо
  4. Образец
  5. Как заполнить?
  6. Что такое сопроводительное письмо в суд — образец
  7. Образец сопроводительного письма в суд
  8. Образец ходатайства о приобщении документов
  9. Малина-групп. Сопроводительное письмо в суд
  10. Как правильно называется письмо о приобщении к делу?
  11. Сопроводительное письмо в арбитражный суд при подаче документов
  12. Письмо в арбитражный суд о направлении документов
  13. Правила составления письма в судебную инстанцию о направлении документации
  14. Копия сопроводительного письма в судебную инстанцию
  15. Как зарегистрировать сопроводительную деловую бумагу?
  16. Сопроводительная бумага в судебную инстанцию. Пример, регламент оформления, цель
  17. Суть письма
  18. Когда оно необходимо?
  19. Пример
  20. Письмо в арбитражный суд о направлении документации
  21. Для чего это нужно?
  22. Сопроводительное письмо для госслужащих
  23. Структура и реквизиты
  24. Дополнительные рекомендации
  25. Деловой этикет
  26. Сопроводительное послание в суд о передаче документации 
  27. Послание в судебную инстанцию
  28. Дополнительное послание к документации
  29. Регламент оформления
  30. Сопроводительное письмо в арбитражный суд
  31. Послание к документации
  32. Заявление о приобщении документов к делопроизводству. Пример
  33. Что можно приобщить к делопроизводству?
  34. Оформление ходатайства
  35. Пример ходатайства
  36. Регламент подачи
  37. Подлинники или копии?
  38. Сроки для ответа
  39. Процедура хранения
  40. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
  41. Чего указывать не надо
  42. Кто подписывает письмо
  43. Бланк сопроводительного письма к документам
  44. Бланк сопроводительного письма к документам: образец 2021 года
  45. Назначение сопроводительных писем
  46. Правила составления
  47. Количество экземпляров
  48. К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
  49. Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
  50. Важные нюансы
  51. Сопроводительное письмо в арбитражный суд о направлении документов
  52. Что это и для чего нужно?
  53. Зачем нужно письмо государственным служащим?
  54. Ещё несколько рекомендаций
  55. Деловая этика

Сопроводительное письмо в суд о направлении документов: образец, правила составление и его цель

Сопроводительное письмо в суд о направлении документов образец 2021

Судебная документация и все, что с ней связано, обладает повышенной степенью важности.

Иногда в целях соблюдения делового этикета составляется сопроводительное письмо, которое, по сути, является перечнем прилагаемых документов и рекомендациями по обращению с ними.

С помощью такого письма уточняется, как нужно обращаться с тем или иным документом. Письмо может быть приложено к делу. Конечно, для этого оно должно быть грамотно составлено.

Для чего оно нужно?

цель сопроводительного письма — дать понять адресату, какие именно документы были отправлены, и каково назначение каждого из них. Кроме этого, в его функции входит:

  1. Опись полностью повторяет реестр, в котором указано название и точное количество оплавленных документов. Это может показаться лишним, но, возможно, так получится избежать каких-либо ошибок при оформлении.
  2. Сопроводительное письмо — это средство деловой переписки, которая понятна и той, и другой стороне.
  3. Дублирующий список документов может пригодиться в случае их утери и необходимости восстановления.
  4. Адресату легче понять, что хотели выразить тем или иным документом.
  5. Сопроводительное письмо ускоряет обработку присланных материалов.

В каких случаях требуется сопроводительное письмо

Сопроводительные письма имеют смысл, когда документы передаются в организацию или частному лицу самостоятельно, через курьера, посредством простой или электронной почты. Сопроводительное письмо разъясняет, кому предназначены бумаги, кто их пересылает, а так же какую цель они преследуют.

Образец

Любая переписка между организациями регламентируется определенным ГОСТом и имеет свои правила. Различия могут быть лишь в деталях (это зависит от типа сопровождения), но все остальное должно соответствовать следующему примеру:

  1. Адресат, а именно: полное название и юридический адрес организации, а так же ФИО и занимаемая должность лица, которое будет принимать документы. Номер письму присваивается по всем правилам делопроизводства.
  2. Номер обращения и дата отправления.
  3. . Письмо должно начинаться с общих деловых фраз наподобие «Направляем/высылаем вам…». Наименование бумаг может быть кратким и обобщенным, в этом разделе нет необходимости описывать и давать полные названия документов. Зато здесь должны содержаться инструкции для получателя, они касаются тех действий, которые отправитель ждет в отношении того или иного документа. К примеру, это может быть следующие действия: скрепить печатью, поставить подпись, вернуть после ознакомления в такой-то срок и прочие пожелания. Жирным шрифтом или курсивом можно выделять места повышенной важности.
  4. Полный перечень прикладываемых документов. Здесь все документы должны называться своими полными названиями и идти по пронумерованному списку. Указывать надо так же количество листов, которое содержит каждый документ, а так же общее количество бумаг.
  5. ФИО отправителя, который подтверждает достоверность всех документов и контакты.

Сопроводительное письмо обязательно должно быть подписано по всем правилам тем лицом, у которого есть на это полномочия. Подпись должна быть одна, но того сотрудника, с чьей сферой деятельности имеют связь отправляемые документы. Это могут быть:

  1. Генеральный директор, начальник, управляющий. Это лицо имеет право подписывать все документы общего потока, которые относятся к любому подразделению возглавляемой им компании. То же самое относится и к документам особой важности.
  2. Главный бухгалтер имеет право на подпись только документов, относящихся к финансовой сфере.
  3. Юрист занимается пересылкой документов и оформлением сопроводительных писем к ним в случае судебных разбирательств и т.п.

Наилучший вариант, когда компания имеет какой-то определенный шаблон сопроводительного письма и всегда им пользуется, а не составляет каждый раз его в новой произвольной форме. Отправка происходит с помощью обычной почты или заказной корреспонденцией.

Письмо обязательно должно быть зарегистрировано в журнале документооборота компании. Сопроводительное письмо должно составляться в 2 экземплярах: один отправляется адресату, другой остается в компании. Хорошо, когда уполномоченное лицо оставляет электронные копии — так легче его отыскать в случае необходимости.

Сопроводительное письмо подразумевает ответ на него. По деловому этикету срок обработки и ответа на письмо составляет 30 календарных дней с того рабочего дня, который следует за тем, когда письмо пришло.

Если есть обоснованная необходимость в быстром ответе, нужно сделать приписку с просьбой ответить в течение 7 дней (к примеру).

[attention type=yellow]

Когда письмо отправляется в филиал или подразделение организации, которое находится в подчинении у отправителя, можно устанавливать более короткие сроки для ответа, например, 3 дня.

[/attention]

Сопроводительные письма — это точно такая же документация компании или организации, как и любые другие. Поэтому их хранение должно подчиняться тем же самым правилам, которые распространяются на прочие документы. Такие правила устанавливаются руководством:

  1. Не сопроводительное письмо имеет особую ценность, а те документы, которые в нем отражены. Поэтому первоочередная задача — сохранность этих документов.
  2. Когда все документы, представленные в сопроводительном письме, уже изъяты, то срок хранения самого письма определяется индивидуально в каждом случае.
  3. Иногда для хранения сопроводительных писем имеется просто отдельная папка, такой вариант целесообразен в компаниях, которые имеют не слишком большой документооборот.

Как заполнить?

Можно поступить еще проще — скачать бланк сопроводительного письма и просто заполнить его. В бланке будут указаны все данные, которые обязательно нужно написать, так что вероятность ошибки сведена к минимуму. Так же это исключает возможность указать то, что не требуется в письме вообще. Если произошла какая-то ошибка, всегда можно заменить бланк на новый и заполнить заново.

Скачать! Сопроводительное письмо в суд.doc

Что такое сопроводительное письмо в суд — образец

Сопроводительное письмо в суд о направлении документов образец 2021

Из данного материала вы узнаете, что представляет собой сопроводительное письмо в суд, а также причины, которые служат основанием для его составления. Ознакомьтесь с образцами сопроводительных писем в суд и регламентом их подачи.

Образец сопроводительного письма в суд

Начнём сразу изучать примеры этих заявлений. Чтобы представлять себе, как они выглядят, взгляните на образец.

Образец ходатайства о приобщении документов

Такой документ потребуется, если заявителю необходимо прикрепить к ходатайству дополнительные доказательства к материалам дела.

Специалисты рекомендуют оформлять бумагу в письменном варианте. Дополнительные документы могут прикрепить к делу только в том случае, если подтверждают определённые обстоятельства, которые входят в рамки доказательств по конкретному делопроизводству.
В большинстве случаев приобщать к делу придётся оригиналы справок и бумаг.

Скачать сопроводительное письмо в суд вы сможете, пройдя по этой ссылке

Малина-групп. Сопроводительное письмо в суд

Направить ходатайство можно несколькими способами:

  • Персонально, в письменном варианте.
  • В электронной форме.
  • В устной форме, но с обязательным занесением просьбы в протокол судебного заседания.

Если заявитель пожелает, то впоследствии эти документы могут быть ему возвращены. Здесь достаточно написать соответствующее заявление.

Как правильно называется письмо о приобщении к делу?

Заявитель должен чётко понимать, как составить этот документ. Здесь не допускаются грубые нарушения или размытые формулировки. Всё это может сильно затруднить понимание текста работниками суда, а в некоторых ситуациях вообще могут отказать в рассмотрении.

В письме необходимо указать, что же необходимо сделать с документацией. К примеру: «Просим подписать, заверить печатью и отправить один экземпляр на наш адрес…». В конце всегда ставится подпись и должность заявителя, дата составления. 

Сопроводительное письмо в арбитражный суд при подаче документов

В тексте укажите ваш вопрос и адрес вашей электронной почты. Юрист в течение дня даст рекомендации о дальнейших действиях. Образец сопроводительного письма в суд. Как это выглядит?

  1. Партнёр, к примеру, присылает контракт поставки.
  2. Его вы размещаете в деле «договоры поставки».
  3. Письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Письмо в арбитражный суд о направлении документов

Структура текста должна выглядеть примерно так:

  1. В «шапке» указываете название судебного органа, его адрес, персональные данные об истце и ответчике.
  2. Заголовок и номер делопроизводства.
  3. Перечень приложений.

Важно указать обоснование, почему именно эти справки и бумаги должны быть приобщены к делу.

В конце ставите дату и подпись.

Правила составления письма в судебную инстанцию о направлении документации

Главное, указать цель, для которой вы оформили текст письма, а также, что должен сделать с ним получатель. К примеру: «Прошу подписать акт…».

Копия сопроводительного письма в судебную инстанцию

Текст документа должен быть составлен в деловом стиле, в вежливой форме. Что позволяет письмо?

  • Конкретизировать срок исполнения благодаря регистрационным данным.
  • Поддерживать взаимоотношения с партнёрами и контрагентами.
  • Для уточнения налоговой декларации.
  • При направлении иска в арбитражный суд.
  • При обращении в кредитную организацию.

Как зарегистрировать сопроводительную деловую бумагу?

Отправляется документ, как правило, с помощью почтового отправления или заказной корреспонденции. Фирма-отправитель должна проставить исходящий номер в журнале регистрации документов.

Сопроводительная бумага в судебную инстанцию. Пример, регламент оформления, цель

Если говорить простыми словами, то сопроводительное письмо является перечнем приложений и рекомендацией по обращению с ними.

Суть письма

цель бумаги — пояснить адресату, какие документы были отправлены и для чего они нужны.

Функции:

  • Опись полностью дублирует список, в котором указано наименование и точное количество переданных справок и бумаг. Это позволяет сильно сократить вероятность ошибок.
  • Средство для ведения деловой переписки.
  • Дублирующий перечень может понадобиться в случае потери документации.
  • Получатель может легко понять смысл обращения к нему.
  • Значительно ускоряет обработку присланных материалов.

Когда оно необходимо?

Основная задача письма — пояснить, кому предназначены документы, указать на отправителя, указать цели отправки.

Пример

Структура текста должна соответствовать ГОСТу. Рассмотрим это на примере:

  1. Получатель: название организации, её адрес, сведения лица, которому оно предназначено. Номер ему присваивается в соответствии с журналом документооборота предприятия.
  2. Номер обращения, дата отправления.
  3. Текст должен начинаться со следующей фразы: «Направляем/Высылаем вам…». Название справок и бумаг должно быть кратким, а инструкция по их использованию — понятной.
  4. Детальный перечень документации с полным их названием.
  5. Сведения об отправителе.

Подписать письмо могут:

  • Генеральный директор, руководитель, управляющий.
  • Главный бухгалтер.
  • Юрист.

Письмо в арбитражный суд о направлении документации

Любая компания имеет свой документооборот. Иногда важную документацию можно направить без сопроводительного письма. Однако есть ситуации, когда оно просто необходимо.

Для чего это нужно?

Сопроводительное сообщение представляет собой вид делового письма, в котором кратко изложен список прилагаемой документации и пояснения к нему.
Задачи послания:

  1. Подтверждает факт отправки справок и бумаг.
  2. Даёт пояснения получателю.
  3. Позволяет определить срок исполнения.

Сопроводительное письмо для госслужащих

Зачастую такое послание требуют работники налоговой инспекции. В нём они просят указывать основания для корректировок в отчётах. Стоит отметить, чем серьёзнее ошибка, тем больше пояснений придётся дать.

Если предприниматель обращается в арбитражный суд, то сопроводительное письмо необходимо подавать вместе с заявлением. Как правило, он должен предоставить в орган дополнительные бумаги в виде контрактов, выписок и прочее. Именно для этого и есть сопроводительное послание, чтобы перечислить весь список приложений. В противном случае иск суд не примет.

Структура и реквизиты

Желательно оформлять его на принятом компанией шаблоне.
Принципы составления здесь такие:

  • В «шапке» прописывается название организации, должность и сведения об отправителе.
  • Дата и номер документа, заголовок.
  • Обращение к адресату.
  • Должность, подпись, дата.

Полный перечень реквизитов выглядит так:

  • Название предприятия.
  • Справочные сведения о компании.
  • Код организации.
  • ОГРН/ИНН.
  • Исходящий номер послания.
  • Сведения об адресате.
  • Дата, заголовок.
  • Подпись.
  • Данные об исполнителе, наличие приложений.

Сам текст включает в себя две части:

  1. Уведомление об отправке документации.
  2. Просьба о своевременном ответе.

Дополнительные рекомендации

Советуем придерживаться следующих принципов:

  1. Всегда указывайте, с какой целью вы отправляете справки и бумаги.
  2. Можно высказать свои пожелания относительно каждого документа.
  3. Если получателей несколько, а некоторые бумаги нужно направить только одному из них, то можно сделать отметку: «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
  4. Иногда есть случаи, когда нужно не только подтвердить факт передачи, но и выждать определённое время.

Деловой этикет

Стиль послания должен соответствовать деловой переписке, а сама форма письма — вежливая.
Не допускается ставить условия. Если просите ответить на письмо быстрее, то обязательно об этом попросите. Помните, что стандартный срок ответа — 30 дней.

Сопроводительное послание в суд о передаче документации 

В конце текста проставьте отметку о количестве приложений.

Послание в судебную инстанцию

В судебной практике, как правило, все заинтересованные участники подают сопроводительное письмо.
При этом документация может приобщаться к делопроизводству в виде подлинников или правильно заверенных копий.

Оригиналы документов обязательно должны присутствовать в следующем случае. Факты по иску могут быть подтверждены исключительно этими документами.

Согласно закону, иск невозможно рассмотреть в судебном порядке без наличия подлинника.

Дополнительное послание к документации

В тексте всегда указывается полный список прилагаемых справок и бумаг, количество экземпляров, количество листов. Без этой информации послание теряет свою суть.

Регламент оформления

Послание составляется, как правило, на имя первого руководителя предприятия или его подразделения.

Обращение следует начинать со слова «Уважаемый/Уважаемая».

Если письмо безадресное, то этот пункт можно пропустить.

Фраза описательной части будет зависеть от организации, в которую послание будет отправлено:

  • Сторонняя компания — «высылаем Вам».
  • В вышестоящую организацию — «представляем Вам».
  • В подведомственную фирму — «направляем Вам».

Затем указывается цель сообщения.

Сопроводительное письмо в арбитражный суд

Пример послания вы сможете скачать, пройдя по этой ссылке

Послание к документации

Ещё раз закрепим, что данный вид текста подразумевает деловой стиль переписки с полным указанием названия каждой справки и бумаги.

Заявление о приобщении документов к делопроизводству. Пример

Иногда участники процесса получают дополнительные сведения, которые могут повлиять на исход дела. Всё это должно быть грамотно оформлено.

Что можно приобщить к делопроизводству?

Приобщить можно следующее:

  1. Документацию, выданную официальным источником.
  2. Записи беседы в отличном качестве.
  3. Фотографии и видеозаписи.
  4. Результаты исследования, сделанные сторонними экспертами.
  5. Детализацию звонков.

Это неполный список, его можно расширить.

Оформление ходатайства

Заявление должно обязательно содержать:

  1. Перечень документов, необходимых для приобщения.
  2. Просьба о приобщении их к делу.

Ходатайство можно подавать до начала судебного разбирательства, здесь не имеет значения, какая инстанция будет его рассматривать.

Пример ходатайства

Стандартная структура выглядит так:

  • Наименование суда, его адрес, полные сведения о заявителе и ответчике.
  • Далее указывают название документа: «ходатайство или заявление о приобщении документов к материалам дела». Номер иска.
  • Ссылка на нормативные акты.
  • Перечень приложений.
  • Просьба о рассмотрении заявления и приобщении документов.
  • Дата и подпись.

Регламент подачи

Форма подачи может быть разной:

  1. Устная, тогда вся информация будет занесена в протокол судебного заседания.
  2. Письменная.

Заявление составляется по количеству участников спора.

Важно выделить и другие требования:

  • Иногда суд просит только оригиналы документации.
  • Если оригинала нет, то суд может отказать в рассмотрении дела.
  • Все телефонные разговоры должны быть предъявлены на диске или флешке.

Заявление рассматривается на открытом заседании. Стороны могут возразить относительно допустимости таких доказательств. По окончании слушания заявитель может затребовать оригиналы справок обратно.

Подлинники или копии?

Разберём ситуации, когда в суд необходимо предоставить только подлинники:

  • Требование судьи.
  • Копия не может быть признана без оригинала.
  • Подлинники и копии отличаются.
  • Есть несколько копий и все они отличаются друг от друга.
  • По требованию закона.
  • Если есть сложность в принятии решений.

Сроки для ответа

Стандартный срок для получения ответа составляет примерно тридцать дней. Если отправитель ждёт более ранний ответ на послание, то необходимо это дополнительно указать в тексте.

Важно! В контактах некоторых фирм есть регламент ответа, к примеру, на претензию. В этом случае необходимо придерживаться именно его.

Процедура хранения

Правила таковы:

  • Ценность представляет не само сопроводительное письмо, а именно документация. Именно её нужно беречь.
  • После изъятия документации компания сама определяет срок её хранения.
  • Некоторые предприятия создают специальную папку для хранения таких писем.
  • Если документооборот большой, то создаётся специальная номенклатура дел.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо в суд о направлении документов образец 2021

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Бланк сопроводительного письма к документам: образец 2021 года

Сопроводительное письмо в суд о направлении документов образец 2021

Правила отправки корреспонденции в России жестко не регламентируются. В федеральных законах отсутствуют требования к переписке частных лиц и корпораций.

Специальные нормы необходимо соблюдать лишь при обращении в государственные органы и международные организации. Особый порядок действует в судебной системе.

Здесь обмен документами регулируется процессуальными кодексами.

При направлении документов от одного частного лица к другому руководствоваться необходимо деловым оборотом. Этикет же предписывает прилагать к корреспонденции сопроводительное письмо.

Назначение сопроводительных писем

Документ носит информационно-ознакомительный характер. Адресата уведомляют о цели направления корреспонденции.

Мотивировка может быть любой. Очень часто письмо служит также описью.

Отправитель фиксирует все вложения во избежание спора о комплектности отправления. Кроме того, документ играет роль уведомления о вручении.

На сопроводительном письме уполномоченный представитель принимающей стороны ставит специальную отметку.

Правила составления

Текст набирается бесплатными шрифтами, а размер символов может варьировать в пределах от 12 до 14. Уменьшение букв допускается при использовании таблиц.

Стандартом определены и основные параметры форматирования:

  1. междустрочный интервал – 1 – 1,5;
  2. абзацный отступ – 1,25 см;
  3. выравнивание – по ширине листа;
  4. расстояние между словами – 1 пробел;
  5. длина строки – 7,5 – 12 см;
  6. поля – 20 мм, за исключением левого (10 мм).

При оформлении деловых писем допускается использование фирменной символики и эмблем отправителя. Реквизит размещают в середине верхней части страницы. Далее располагают наименование, адрес и контактные данные автора.

При необходимости информацию дублируют на иностранном языке.

Здесь же отражают пост, фамилию и инициалы должностного лица, подписавшего документ.

Название «СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО» не является обязательным реквизитом. Государственный стандарт рекомендует от него отказаться. Дата и исходящий регистрационный номер печатаются до начале текста.

Это правило делопроизводства введено давно, но систематически нарушается. Указывать день подписания в заключении письма нельзя.

Кроме того, в верхней правой части нужно прописать адресата.​

Основной текст составляется с учетом назначения и содержания отправления. Автор должен придерживаться официально-делового стиля, избегать просторечия, эмоциональных и нецензурных выражений. Фирменные штампы используются лишь при наличии их в организации.

Количество экземпляров

Деловые документы составляются по числу адресатов. Дополнительный экземпляр с отметкой о вручении сохраняется у отправителя.

Пренебрежение правилом нередко оборачивается спорами. Недобросовестный получатель может заявить об отсутствии у него корреспонденции или ее подмене.

Наличие сопроводительных писем особенно важно при необходимости соблюдения процессуальных сроков.

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности.

    Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером.

    Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята.

    Это будет доказательством передачи пакета бумаг.

  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Сопроводительное письмо в арбитражный суд о направлении документов

Сопроводительное письмо в суд о направлении документов образец 2021

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

  1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
  2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
  3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

  • при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
  • при уточнении налоговой декларации;
  • при подаче иска в арбитражный суд;
  • при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней.

[attention type=red]

При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек).

[/attention]

В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 8 (800) 302-92-80 — Звонки из всех регионов бесплатно! Это быстро и бесплатно!

Ещё несколько рекомендаций

При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

  1. Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
  2. После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
  3. Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
  4. Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму.

Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней.

Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать.

Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы».

Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: