Приказ о подготовке графика отпусков на 2021

Содержание
  1. График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма
  2. Особенности составления графика отпусков
  3. Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
  4. Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков
  5. О праве переноса отпуска на следующий год
  6. Форма для графика отпусков
  7. Изменение графика отпусков
  8. Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков
  9. Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?
  10. Штраф за отсутствие графика отпусков
  11. Приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год: образец
  12. Как утверждается график отпусков на 2021 год?
  13. Как составить приказ об утверждении?
  14. Скачать образец
  15. Выводы
  16. Образец приказа на утверждение графика отпусков
  17. Нужно ли утверждать график
  18. Как выглядит распоряжение
  19. Особенности составления графика отпусков на 2021 год
  20. Порядок действий
  21. Сроки для составления графика отпусков на 2021 год
  22. Форма графика отпусков на 2021 год
  23. Составление графика отпусков на 2021 год
  24. Как вносить исправления в график отпусков
  25. График отпусков (форма Т-7): скачать бесплатно образец, правила составления, бланк и приказ на утверждение в 2021 году
  26. Что говорит закон?
  27. Правила составления
  28. Порядок оформления
  29. Форма составления
  30. Нюансы составления приказа об утверждении
  31. Образцы сопроводительной документации
  32. Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?
  33. Распространённые ошибки
  34. Заключение

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Приказ о подготовке графика отпусков на 2021

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

[attention type=yellow]

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

[/attention]

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

[attention type=red]

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

[/attention]

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

[attention type=green]

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

[/attention]

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика.

Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год: образец

Приказ о подготовке графика отпусков на 2021

В последнее время часто задается вопрос о том, нужно ли руководству организации оформлять приказ об утверждении графика отпусков для собственных сотрудников на предстоящий 2021 год.

Составления такого расписания и его последующее утверждение относятся к функциям работодателя, что подразумевается статьей 123 Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

Как утверждается график отпусков на 2021 год?

График предоставления отпусков, разрабатываемый на предстоящий год, считается обязательным документом для любых организаций или компаний, использующих труд наемных работников.

Скачать образец графика на 2021 год можно скачать здесь.

Своевременное составление и подготовка такого расписания и его утверждение являются необходимыми процедурами для работодателя. Это оговорено ст. 123 ТК РФ. Если компания начнет 2021 год без данного графика, то заплатит предусмотренный штраф:

  1. Для организаций (юрлиц) – от 30000 до 50000 рублей.
  2. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) – от 1000 до 5000 рублей.
  3. Для соответствующих должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей.

Таким образом, составление расписания отпусков и его последующее утверждение руководителем должны осуществляться с соблюдением следующих условий, предусмотренных статьей 123 ТК РФ:

  1. Утверждается работодателем не позднее чем за 14 (четырнадцать) календарных дней до начала предстоящего года. Данное требование четко регламентируется ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Соответственно, график, разработанный на 2021 год, нужно утвердить не позднее 17.12.2020.
  2. Мнение профсоюза учитывается при утверждении календарного плана отпусков на предстоящий год (если, конечно, такой профсоюз действует на предприятии).
  3. О дате начала отпускного периода работника следует уведомить не позднее чем за 14 (четырнадцать) календарных дней до этой даты. Факт такого уведомления наемный сотрудник подтверждает личной подписью.
  4. Установленный порядок начала отпускных периодов должен соблюдаться не только руководителем организации, ИП, но и наемным сотрудником.
  5. При подготовке и составлении работодатель должен учесть всех работников, имеющих право выбирать время для заслуженного отдыха. Речь идет о сотрудниках, относящихся к особым категориям, предусмотренным законодательством РФ.

При составлении руководитель должен учесть не только основной отпуск, ежегодно полагающийся сотрудникам в порядке очередности, но и всевозможные дополнительные виды отдыха. Помимо этого, в план включается время отдыха, которое не было использовано работником в предыдущем периоде.

Ранее утвержденный график впоследствии можно корректировать. Такая необходимость иногда возникает, если в уже наступившем году (например, в 2021 году) существенно меняются условия деятельности работодателя.

Чтобы надлежащим образом утвердить составленный график, работодателю вовсе не обязательно издавать специальный приказ или иной распорядительный акт. Для этой цели руководителю организации достаточно просто поставить собственную подпись на бланке и дату.

Однако соответствующий приказ всё же желательно оформить, если это предусмотрено правилами документооборота организации, а также в тех случаях, когда для реализации сформированного графика потребуется назначение ответственных лиц. Так или иначе, утвердить его нужно не позднее чем за 14 (четырнадцать) календарных дней до даты начала следующего года.

Как составить приказ об утверждении?

Специальный общеобязательный шаблон для приказа, утверждающего календарный план трудовых отпусков на предприятии, не регламентируется российским законодательством. Иными словами, подобные приказы составляются работодателями в свободной форме. Как вариант, в организации могут разрабатываться типовые шаблоны.

Принципиальная структура приказа, утверждающего график отпусков в организации на предстоящий 2021 год, может выглядеть следующим образом:

  1. Заглавная часть, или так называемая шапка, которая включает наименование работодателя (юрлица или ИП), а также название, номер и дату данного распорядительного акта.
  2. Основная часть, содержащая суть этого распорядительного акта. Так, ссылаясь на статью 123 ТК РФ, работодатель приказывает утвердить составленный график отпусков на предстоящий период (например, на 2021 год), а также поручает ответственному лицу (указывается его ФИО и должность) своевременно ознакомить наемных работников с данным документом и проконтролировать его выполнение. Здесь же указывается список ответственных лиц.
  3. Заключительная часть, которая содержит ФИО и личные подписи руководителя, издавшего данный приказ, а также ответственных лиц.

При этом график отпусков желательно упомянуть в данном приказе как приложение.

Скачать образец

Скачать образец приказа об утверждении на 2021 год.

Выводы

Чтобы утвердить график трудовых отпусков на предстоящий 2021 год, работодатель вправе либо составить соответствующий приказ, либо ограничиться проставлением на нем своей личной подписи с датой.

В любом случае это необходимо сделать не позднее чем за 14 (четырнадцать) календарных дней до начала следующего года. Такой распорядительный акт составляется работодателем в произвольной форме.

Образец приказа на утверждение графика отпусков

Приказ о подготовке графика отпусков на 2021

Приказ об утверждении графика отпусков — это распорядительный документ, с помощью которого в организации вводят план предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам. Некоторые считают это распоряжение необязательным, но оно существенно облегчает жизнь кадровиков.

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

  • ежегодные оплачиваемые;
  • неиспользованные в прошлом году;
  • дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График предоставления оплачиваемых выходных работникам предприятия составляют, согласовывая его с профсоюзом, если он есть. Прежде чем выпустить приказ о предоставлении сведений о планируемых отпусках, учтите пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, — это жены военнослужащих, чернобыльцы, многодетные родители и др.

Нужно ли утверждать график

После того как отдых сотрудников распланирован с учетом производственной необходимости и пожеланий, документ согласовывают с руководством, а с его содержанием знакомят весь персонал. На этом этапе возникают сомнения: нужно ли утверждать график отпусков приказом или достаточно подписи генерального директора на самом документе с расписанием отдыха сотрудников?

Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим на унифицированный шаблон графика (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он носит рекомендательный характер, т. е. необязателен, и форму документа организациям разрешено разработать самостоятельно. Тем не менее многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться предложенным чиновниками шаблоном, то брать его за основу.

В документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления его в силу. Следовательно, руководитель вправе не издавать дополнительный приказ по предприятию по формированию графиков отпусков, чтобы ввести в действие разработанное расписание. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такое распоряжение необходимо.

Получается, если приказ о графике отпусков в ДОУ, школе или на заводе не утвержден, никакого нарушения нет и проверяющие за это не оштрафуют.

Нарушением является ситуация, когда нет самого плана, он выпущен с опозданием или работники не расписались в том, что ознакомлены с ним (штраф за это достигает 50 000 рублей для компаний и до 5000 рублей для ИП и должностных лиц).

Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается приказ. Необходимость его составления предусматривают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включаемой в него информации, форму.

Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения расписания в действие, сколько для назначения лиц, ответственных за его исполнение, и распределения сопутствующих обязанностей.

[attention type=yellow]

Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовки необходимых бумаг, предоставления предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

[/attention]

Еще один плюс заключается в том, что наличие распоряжения подтверждает согласование с руководством и утверждение самого плана. Особенно это важно, когда организация не использует унифицированную форму Т-7, а при разработке собственного бланка могла что-то упустить.

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год по новому законодательству выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

  • наименование организации;
  • название;
  • дату составления;
  • суть распоряжения;
  • сведения о лице, его подписавшем;
  • подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам и с учетом того, что он напрямую относится к плану выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

Приказ о подготовке графика отпусков на 2021
Александр Копасов

Cтарший юрист-консультант «Что делать Консалт»

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

— 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

— 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7.

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

Ознакомьте работников с конечным результатом.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ, а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Унифицированная форма графика отпусков  установлена Постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

  • наименование отдела или иного подразделения;
  • должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
  • действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

  • продолжительность;
  • начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
  • основание для изменения плановых сроков;
  • предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год 

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

  1. Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
  2. График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ. То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков (ст. 22 ТК РФ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха (ст. 115 ТК РФ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

[attention type=red]

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

[/attention]

График отпусков (форма Т-7): скачать бесплатно образец, правила составления, бланк и приказ на утверждение в 2021 году

Приказ о подготовке графика отпусков на 2021

Законодательством РФ регламентированы не только обязанности работника в сфере труда, но и его права. Одной из таких юридических норм, установленных и охраняемых государством, является ежегодный оплачиваемый отпуск.

Первостепенный документ, определяющий очерёдность предоставления основного отпуска — график.

Сегодня мы обсудим его составление, расскажем для чего необходима эта процедура, поясним правила оформления таких документов, что поможет избежать ошибок в дальнейшем.

Что говорит закон?

Вопросы, касающиеся возникновения отношений в отрасли труда, в том числе и нюансы, связанные с оформлением отпусков, регулируются основополагающим законодательным актом – Трудовым Кодексом РФ. Данной тематике отдельно посвящена гл. 19. ТК РФ.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.  – нормативный документ, который также является значимым источником правовой информации в сфере труда.

Важно понимать, что составление графика – процедура, которая требует выполнения в обязательном порядке. Это касается абсолютно каждого работодателя, причём  количество сотрудников, трудящихся в организации не имеет никакого значения.

В противном случае, за уклонение от данных обязательств, следует административное наказание. Так ст. 5.27 КоАПа РФ предусмотрены следующие административные меры воздействия:

  • должностные лица обязуются к выплате штрафа в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей.
  • юридическим лицам грозит приостановление деятельности сроком до 90 суток или выплата штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Важно! Работодатели, имеющие форму организации — ИП, имеют право не оформлять график, а определять очерёдность путём согласования с сотрудниками.

Правила составления

Главным принципом оформления такого документа является то, что действия работодателя, по его составлению, основываются на предварительных данных о пожеланиях сотрудников, но при этом сопоставляются все факторы, чтобы не нанести ущерб производственной деятельности предприятия.

Существует определённый регламент, который необходимо соблюдать, чтобы избежать возможных недочётов:

  • Принимать во внимание мнение сотрудников.
  • Учитывать вероятность переноса, с согласия работника, при возникновении острой необходимости.
  • Необходимо отслеживать количество дней, которые сотрудник не использовал в предыдущий раз.
  • Опасные и вредные производственные факторы подразумевают необходимость дополнительных дней.

    Документооборот при оформлении

  • В соответствии с законодательством, определённые категории трудящихся, имеют право выбора удобного для них отпускного периода. Это регламентировано ст. 122, 123 ТК РФ, к ним относятся:

    • Несовершеннолетние (лица до 18 лет);
    • Лица, совмещающие трудовую деятельность (отпускные периоды обязательно должны совпадать как на постоянном, так и дополнительном месте работы);
    • женщины перед декретом по беременности и родам, а также сразу же после него, по окончании периода по уходу за ребёнком;
    • сотрудники, один из супругов которого является военнослужащим;
    • трудящиеся, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам.
  • Число сотрудников, осуществляющих деятельность в одном отделе, которые могут уйти в отпуск в один временной период, должно быть ограничено.

    Виды

  • Следует принять во внимание следующее, если в организации трудятся сотрудники, которые были недавно приняты в штат, им положен отдых не ранее чем через 6 месяцев трудовой деятельности.
  • После составления и согласования, документ подписывается руководителем кадрового отдела и утверждается ответственным должностным лицом —  руководителем предприятия.

    Эти сроки строго регламентированы и обязательны к исполнению — документ должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года.

Порядок оформления

Данный процесс включает в себя следующие подготовительные этапы:

  • Согласование формы документа (унифицированный бланк Т-7, собственно разработанный образец). Данный пункт более подробно мы опишем ниже.
  • Оформление приказа об утверждении очерёдности ухода на отдых.
  • Включение отпусков в график. Данная процедура подразумевает факт учёта таких отпусков, как:

    • ежегодный оплачиваемый отдых. Средняя длительность составляет 28 дней. В данном случае следует учитывать, что некоторые категории сотрудников (педагогические работники, должностные лица, находящиеся на государственной службе, сотрудники, имеющие инвалидность и др.) имеют удлинённый период;

      Количество дней, учитываемых при расчете отпускных

    • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Назначается лицам с особыми производственными процессами (работа на вредном производстве и опасных условиях, в суровых климатических зонах, работникам с ненормированным графиком трудовой деятельности);
    • отпускные дни, которые не были использованы и перенесённые на следующий календарный год.
  • Расчёт количества дней, которые необходимо учесть в документе. Для того, чтобы произвести точные вычисления, требуется:

    • определить дату окончания очередного года со дня поступления на должность;
    • следующий шаг – на дату, определённую выше, распределить отпуска таким образом, чтобы не оставалось «лишних» дней, которые работник не использовал.
  • Учитывать пожелания сотрудников. При утверждении документа работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников.

    Единственным исключением, являются лица, относящиеся к льготной категории сотрудников – только в данном случае, руководитель имеет обязательства на этот счёт.

  • Уведомление трудящихся об отпуске. Образец данного документа вы найдете ниже.
  • Внесение изменений в график. Составляя подобные бумаги, следует понимать, что документ создаётся на довольно продолжительный период – календарный год, следовательно, корректировка сведений вполне возможна. Внесение изменений применяется в случаях:

    • переноса отпуска с согласия работника (например, при задержке выплаты денежных средств, начисляемых не менее, чем за три дня до предполагаемой даты ухода);

      Заявление о переносе

    • переноса определённого количества отпускных дней, по причине досрочного отзыва сотрудника. При возникновении подобной ситуации, работник имеет право использовать оставшиеся дни в любое удобное для него время;
    • переноса отпускного периода по заявлению сотрудника. В данной ситуации следует учесть следующее, если работник входит в льготную категорию лиц, работодатель обязан удовлетворить просьбу, в обратном случае, руководитель может пойти на встречу работнику, но в перечень обязательств это не входит.

В каждом из перечисленных вариантов о внесении изменений, требуется письменное заявление от сотрудника, в случае положительного решения руководства издаётся приказ о переносе сроков отпускного периода.

Соответственно, это является основанием для внесения изменений. В документе это отражается в следующем:

  • в 8 графе указывается основание переноса;
  • 9 графа определяет новый отпускной период, в соответствии с данными, обозначенными в приказе;
  • в 10 графе вносятся различные примечания.

Порядок внесения изменений, рассмотренный выше, применяется касательно работников, которые были изначально включены в график. Если сотрудник был принят на должность после данного процесса, сведения о его отпуске будут оформлены следующим образом:

  • Составляется дополнительное приложение, которое утверждается руководителем (дополнительный бланк, содержащий только данные нового сотрудника).
  • Работник подаёт соответствующее заявление на предоставление основного оплачиваемого отпуска, после чего работодатель издаёт приказ.

Форма составления

Безусловно, график относится к разновидности локальных нормативных актов. Данный документ устанавливает очерёдность предоставляемых отпусков, оформляется в соответствии установленным правилам и обязательный к исполнению как со стороны работодателя, так и указанных в графике сотрудников.

Для составления такого документа предусмотрена специальная форма Т-7, которой работодатель может воспользоваться, но данная форма не является обязательной, законодательно разрешено использовать и иные образцы оформления документа. Исключение составляют предприятия, входящие в государственный и муниципальный аппарат.

Бланк по форме Т-7

Как видно, документ имеет чёткую структуру, содержит 10 основных граф:

  1. Полное наименование предприятия.
  2. Должность сотрудника, соответственно штатного расписания.
  3. ФИО должностного лица.
  4. Табельный номер работника (указывается при наличии).
  5. Длительность (количество дней).
  6. Дата начала и окончания срока отдыха (запланированные).
  7. Фактические даты.
  8. Предполагается в случае переноса.
  9. Даты перенесённого отдыха.
  10. Примечания.

Заполненный образец бланка Т-7Скачать бланк по форме Т-7 в формате .doc

Нюансы составления приказа об утверждении

Когда график разработан, его необходимо ввести в действие, для этого и составляется приказ.

Данная бумага в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:

  • Наименование предприятия.
  • Место и дата составления.
  • Номер документа.
  • Основная информация распоряжения, также указывается нормативно- правовой акт, на который ссылается приказ.
  • Перечень ответственных лиц, участвующих в оформлении распоряжения.
  • Подпись руководителя организации.
  • Подпись сотрудников об ознакомлении с приказом.

Образец документа об утверждении

Необходимо уточнить, что докумет об утверждении графика – это составляющая внутреннего документооборота организации и поэтому не является обязательным условием соблюдения.

Важно! При оформлении распоряжения не стоит вносить в документ график отпусков (по причине величины объёма), достаточно указать его в приложении.

Образцы сопроводительной документации

Образец листа для ознакомления:

Пример листа ознакомления работников с приказом

Образец журнала для ознакомления:

Пример журнала для ознакомления

Образец уведомления сотрудника о начале отпуска под роспись:

Уведомление о начале

Образец приказа об утверждении графика:

Приказ об утверждении

ТК РФ не имеет указаний на то, что работодатель обязан ознакомить сотрудников непосредственно с самим отпускным графиком. Так, ст. 123 Трудового Кодекса РФ регламентировано обязательное уведомление работника о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за две недели до начала предполагаемого отпуска.

Тем не менее, чтобы избежать неприятных инцидентов, всё-таки лучше учитывать пожелания сотрудников и предварительно ознакомить их с графиком.

Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?

Что касается работников, находящихся в декрете, либо только планирующих уход в декрет в следующем календарном году (по закону этим правом может воспользоваться как мать, так и отец) данные лица не имеют права на основной ежегодный отпуск.

Этот факт объясняется тем, что трудовое законодательство не предусматривает нахождение работника в двух отпусках одновременно. Следовательно, в график этот сотрудник не вносится.

Тем не менее, имеют место случаи, когда по желанию, всё-таки можно отразить в графике сведения о таком работнике, но тогда графа с датой отпуска остаётся незаполненной, а в графе «Примечание» указывается, что должностное лицо находится в декрете.

Важно! Если сотрудник захочет взять основной отпуск до ухода в декрет или сразу же после него, работодатель обязан его предоставить, причём не имеет значения указан ли данный работник в отпускном графике или нет.

Внешний совместитель – сотрудник, выполняющий основную работу у одного работодателя, дополнительную – у другого. Соответственно такой работник заключает два трудовых договора, имеет право на ежегодный предоставляемый отдых одновременно на двух предприятиях и в обязательном порядке вносится в график.

В случае, когда предприятие —  основное место работы трудящегося, отпуск предоставляется на общих основаниях. Если же трудовая деятельность осуществляется на дополнительном рабочем месте, тогда совместитель получает отпуск в тот же период, который выбран на основном месте. Даже в том случае, если на этой работе сотрудник имеет стаж менее 6 месяцев.

Распространённые ошибки

Не смотря на то, что правила и порядок составления графика известны каждому работнику отдела кадров, тем не менее это не исключает вероятности возникновения определённых погрешностей.  Существует ряд типичных ошибок, которые допускаются при оформлении, приведём некоторые из них:

  1. Поздние сроки подачи графика.
  2. Неверное оформление документа.
  3. Неточности при заполнении.
  4. Не были приняты во внимание мнения сотрудников. В данной ситуации, первоочередное право имеет определённая законом льготная категория работников. Об этом мы говорили выше.

Сравнительно недавно появился новый инструмент, основной целью которого является оптимизация деятельности кадрового отдела – умная таблица, с помощью которой работа с отпусками значительно упрощается.

Умный график

Умный график на 2021 год осуществляет следующие функции:

  • Высчитывает дату окончания отпусков с учётом праздничных дней.
  • Показывает пересечение отпусков работников.
  • Предупреждает о имеющихся сотрудниках, которым в скором времени следует уйти на отдых.
  • Делит отпуска на 7 частей.
  • Заполняет специализированную форму Т-7, нажатием одной кнопки.

Заключение

Как видим, оформление отпускного графика – очень ответственное занятие, которое требует соблюдения определённых условий и сопоставления многих ключевых факторов, которые в свою очередь могут повлиять на конечный результат. Выше мы выявили основные тезисы, благодаря которым вы сможете грамотно составить документ такого типа.

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: