Можно ли списать задолженность с подотчетными лицами

Содержание
  1. Как списать подотчетные суммы без документов проводки
  2. Обнулить подотчет директора можно
  3. Обнулить подотчет директора все таки можно?
  4. Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?
  5. Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора
  6. Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете
  7. Правила обращения с подотчетными средствами
  8. Как правильно списать деньги с подотчета без документов?
  9. Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов
  10. Как избежать ошибок при списании подотчетных сумм?
  11. Отсутствие в организации документов, устанавливающих порядок выдачи и списания подотчетных сумм
  12. Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами
  13. Отсутствие товарного чека
  14. Отсутствие документов, подтверждающих расходование сумм, выданных под отчет
  15. Как закрыть подотчетные суммы если нет документов
  16. Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами
  17. Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете
  18. Как списать подотчетные суммы без документов проводки
  19. Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами
  20. Как правильно списать подотчет (нюансы)?
  21. Кто является подотчетным лицом и когда формируются задолженности
  22. Основные понятия
  23. Основные акты, которыми регулируется процесс
  24. Кто может быть подотчетным лицом
  25. Дебиторская задолженность лиц
  26. Кредиторская задолженность и ее отражение
  27. Как списывают долг

Как списать подотчетные суммы без документов проводки

Можно ли списать задолженность с подотчетными лицами

30.07.2019

Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены.

Списываемая дебиторская задолженность в данном случае порождает возникновение облагаемого налогом дохода. Следует сообщить в налоговый орган о том, что удержание налога не представляется возможным.

Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Обнулить подотчет директора можно

Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

На фоне изложенных выше правил вопрос о том, как списать подотчетные суммы без документов, ответа не требует.

Списание подотчетных сумм без оправдательных документов невозможно, поскольку такая операция не отвечает самой сути выдачи средств на действия работника, осуществляемые в интересах работодателя и за его счет.

[attention type=yellow]

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования.

[/attention]

Удержание подотчетной суммы из зарплаты Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

  • в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
  • ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Обнулить подотчет директора все таки можно?

По указанному счету производится осуществление расчетов по возмещению ущерба. Для этого создается страница операции по аналогии с пунктом, где рассматривалась регистрация недостачи. Формирование документа проиллюстрировано рисунком 7.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

Подробности Категория: Консультации экспертов ГАРАНТа : 03.08.

2016 06:56 Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу: Для подтверждения расходов на приобретение ТМЦ, осуществленных организацией через подотчетное лицо, достаточно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все обязательные реквизиты, установленные п.
Выдача материальной помощи или денежного подарка Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка.

Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?

Переходим к их подробному изучению.

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет.

Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т.

https://www.youtube.com/watch?v=LNmGCd4TAew

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам.

Можно, конечно, записать расходы руководства как хозяйственные расходы компании, но сложно будет доказать их обоснованность.

К тому же представить при проверке авансовый отчет с накладными и чеками также доведется в обязательном порядке.

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

Каждый работодатель вправе прибегнуть к помощи персонала для обеспечения бесперебойного ведения деятельности. При необходимости такой помощи работнику выдается сумма денежных средств, которая на момент выдачи представляется достаточной для решения возникшей проблемы.
Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г.

№ 71а предусматривают, что доверенность по форме № М-2 можно выдавать только сотрудникам организации. Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 13 августа 1996 г.

№ 1792/96 сказано: с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса РФ (с 1 января 1995 года) доверенности от имени юридического лица оформляют с учетом требований стать 185 Гражданского кодекса РФ.

К авансовому отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие факт расходования денег на решение вопроса, соответствующего цели выдачи. Отчет проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем работодателя.

Сравнение его итога с величиной выданных под этот отчет средств дает тот объем денег, который должен быть либо доплачен работнику (при перерасходе), либо возвращен работодателю (при неполном использовании подотчетной суммы). После увольнения работника, его задолженность должна быть зарегистрирована на счету №76.49 вместо счета №73.02.

Для этого создается Операция по аналогии с предыдущими двумя разделами. Поскольку работник уволился, на его имя заводится новый документ контрагента. Проведение операции проиллюстрировано рисунком 8.

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

Проблемы, которые чаще всего возникают у любого бухгалтера: на что можно списать подотчетные суммы и как списать деньги с подотчета без документов. Согласно Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, расходы на хозяйственные нужды должны подтверждаться документально.

Как обнулить накопленный подотчет директора Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды.

Как списать подотчетные суммы директора без документов — такой вопрос возникает достаточно часто. Но правомерно ли такое действие и какие оно может иметь последствия? Разберемся в этом.

Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».

Правила обращения с подотчетными средствами

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб.
Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а.

Осуществленные в реальности траты могут оказаться как меньше, так и больше выданной суммы. Судить об их фактическом объеме можно только по результатам отчета, составленного работником по завершении выполнения поручения. Такой отчет называется авансовым, и для его представления установлены определенные сроки (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд. При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Но часто документы для подтверждения таких затрат директор не сдает. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой инспекции и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет директора, чтобы он вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы, чего можно добиться не всегда.
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения.

[attention type=red]

Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы».

[/attention]

Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

  • провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
  • списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;

Как избежать ошибок при списании подотчетных сумм?

Можно ли списать задолженность с подотчетными лицами

Тихонова С. А.,
практикующий бухгалтер

Расчеты через подотчетных лиц упрощают расчеты, повышая их оперативность. Количество возможных ошибок в учете подотчетных сумм должно быть минимальным во избежание негативных последствий.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают выдачу сотруднику предприятия наличных денежных средств на определенные цели с последующим представлением отчета об их использовании. А поскольку речь идет о наличных деньгах, контролирующие органы при проверках финансово-хозяйственной деятельности организации проверяют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» очень тщательно.

На практике проверки показывают, что наиболее распространенными ошибками, которые выявляют ревизоры и налоговики, являются:

  • отсутствие в организации документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм;
  • списание подотчетных сумм с работников без оправдательных документов;
  • несоблюдение лимита расчетов наличными денежными средствами;
  • нарушение целевого использования полученных денежных средств;
  • расходы учтены раньше, чем была погашена задолженность перед подотчетным лицом;
  • в товарном чеке не расшифровано содержание покупки и др.
[attention type=green]

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

[/attention]

Сумму уплаченного работником аванса учитывайте в расходах только после того, как будут получены товары, работы или услуги.

Отсутствие в организации документов, устанавливающих порядок выдачи и списания подотчетных сумм

Правила, касающиеся выдачи, а также авансовых отчетов по подотчетным суммам, устанавливаются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Из него следует, что в обязательном порядке должен издаваться приказ по организации, где будет отражен порядок выдачи и списания подотчетных сумм, т.

к. наличные денежные средства выдаются под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия. На основании распоряжения руководителя, подтвержденного его подписью на расходном кассовом ордере или на заявлении, приложенном к нему, бухгалтер или кассир выдает деньги под отчет.

В случае если возврат таких сумм будет произведен несвоевременно либо в случае наличия израсходованной суммы, не подтвержденной документами, оформленными надлежащим образом, эта сумма будет включена в доход сотрудника, с которого будет уплачен НДФЛ.

Основные требования, предъявляемые законодательством к организациям в отношении правил выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам, таковы:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
  • выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
  • передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать деньги под отчет, если сотрудник организации не отчитался по предыдущей сумме аванса. На практике такие ситуации встречаются.

В частности, это нарушение характерно в случае направления сотрудников в командировки, когда проездные документы приобретаются сотрудниками заранее и самостоятельно.

Это нарушение порядка ведения кассовых операций, и организация может быть привлечена к ответственности согласно ст. 15.1 КоАП РФ.

[attention type=green]

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

[/attention]

Расходы по авансовому отчету для работодателя считаются оплаченными только после того, как вы окончательно рассчитаетесь с подотчетным сотрудником.

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами

Получая денежные средства под отчет и оплачивая приобретенные товары, работы или услуги, сотрудник организации на основании доверенности выступает от имени юридического лица. Рассчитываясь с контрагентами, он должен знать о предельном размере расчетов наличными денежными средствами.

ЦБ РФ Указанием от 07.10.2013 № 3073-У устанавливает лимит наличных расчетов деньгами между юридическими лицами в 2016 году в размере 100 000 руб.

То есть предельный размер расчетов наличными денежными средствами между контрагентами определяется именно в рамках одного договора.

Следовательно, наличный расчет в рамках одного договора может быть произведен только в размере не более 100 000 руб.

Допустим, заключен договор на 117 000 руб. Лишь 100 000 руб. из них можно оплатить наличными денежными средствами. Остальная же сумма оплачивается безналичным путем.

При этом с одним контрагентом можно заключить неограниченное число договоров.

Сумма денежных средств, принятая от одного контрагента в течение одного дня, определяется количеством заключенных с ним договоров.

Получается, что с одним и тем же контрагентом можно рассчитаться на сумму, превышающую 100 000 руб. Но при этом каждая из сумм в пределах 100 000 руб. должна идти в оплату только одного из договоров.

Если избежать расчетов наличными денежными средствами с контрагентом не удается и сумма платежа превышает 100 000 руб., необходимо, чтобы каждая из вносимых сумм не превышала установленного размера и соответствовала отдельному договору. Это поможет избежать нарушений и, следовательно, претензий со стороны проверяющих.

[attention type=green]

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

[/attention]

Если подотчетник принес товарный чек, в котором указана только общая стоимость покупки, такой документ лучше заменить, обратившись к продавцу еще раз, или самостоятельно сделать к чеку расшифровку.

Отсутствие товарного чека

Организация в процессе своей деятельности приобретает материальные ценности за наличный расчет в розничной торговле: хозяйственные товары, канцелярские принадлежности, бухгалтерские бланки, ГСМ и прочее.

Если у сотрудника организации при приобретении товара не будет доверенности, он будет выступать в качестве физического лица. Получается, что розничная торговая организация осуществляет продажу физическому лицу.

В соответствии со ст. 168 НК РФ если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы, требования по оформлению расчетных документов считаются выполненными. Накладную и счет-фактуру в магазине физическому лицу могут не предоставить.

[attention type=yellow]

Для списания подотчетной суммы с сотрудника фирмы необходим, помимо чека ККТ, и товарный чек. В кассовом чеке содержится информация об организации-продавце: наименование, ИНН и общая сумма покупки. В товарном чеке расшифровывается перечень приобретенных товаров, т. е.

[/attention]

он служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке (сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу). Например, приобретены хозяйственные товары на сумму 3000 (три тысячи) руб. 00 коп., а именно: стиральный порошок «БиМакс автомат» в количестве 10 уп. по цене 300 руб. 00 коп.

за 1 уп., т. е. 3000 руб. 00 коп.

В бухгалтерии на основании товарного чека данный приобретенный товар будет оприходован.

[attention type=green]

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

[/attention]

Правильно заполненный товарный чек фактически представляет собой товарную накладную и будет являться обязательным первичным документом, служащим основанием для принятия приобретенных ценностей на учет.

Однако нужно иметь в виду, что ККТ, имея все необходимые сведения, может включать в том числе и перечень приобретенных товаров. Такого чека будет достаточно. Но, чтобы исключить вопросы со стороны проверяющего органа, можно приложить и товарный чек.

В том случае, если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, необходимо составить акт и отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено.

Кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный – накладной, которая отражает получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека эту роль будет выполнять акт, составленный представителями организации.

Если из документов, приложенных к авансовому отчету, непонятно, что именно покупал работник, в таком виде отчет лучше не принимать. Попросите подотчетника получить у продавца товарный чек или накладную, где будут перечислены все купленные товары с ценой и количеством.

Отсутствие документов, подтверждающих расходование сумм, выданных под отчет

Денежные средства, которые сотрудник получает под отчет, носят целевой характер, то есть они должны расходоваться строго на определенные цели. Когда сотрудник отчитывается, в бухгалтерию организации он в обязательном порядке представляет авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов о произведенных расходах.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник обязан указать сведения о себе, а на оборотной стороне заполняет графы 1–6 о фактически произведенных расходах в конкретных суммах с приложением документов, которые эти расходы и подтверждают.

Документы, которые прилагаются к авансовому отчету, нумеруются в хронологическом порядке. Затем бухгалтерия организации проверяет правильность оформления и достоверность расходов, указанных в авансовом отчете.

Утверждает проверенный авансовый отчет руководитель предприятия.

Если при налоговой проверке будет установлено, что приобретенное имущество фактически не принималось организацией к учету, а документы подотчетное лицо прилагало к авансовому отчету, то указанные суммы будут включены в доход данного физического лица и налоговый орган потребует удержать с этих сумм НДФЛ.

Как закрыть подотчетные суммы если нет документов

Можно ли списать задолженность с подотчетными лицами

Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы».

Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».

4 Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71.

В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».

Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа Способ Преимущества Главный недостаток Какие документы оформить Погасить долг по подотчету дивидендами Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13) Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга.

Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы Протокол общего собрания участников (учредителей).

Справка-расчет начисленных дивидендов Переоформить долг по подотчету в заем Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени Договор займа Выдать материальную помощь или денежный подарок Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб.

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков. Пример Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ. Из кассы предприятия 25.04.

16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров.

[attention type=red]

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

[/attention]

Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте? 2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб.

по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины. Погасить долг по подотчету дивидендами Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Нас пугают, а мы боимся Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм.

Как списать подотчетные суммы без документов проводки

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так: Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г.
№3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются.

Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО. Если у вас ООО.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы. Материальная помощь.

Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека. С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 .

Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда.

Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец: ООО (название) Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета г.

Белгород 15 марта 2015 года Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  • по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  • по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению. На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора. Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.

Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись: Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

  • 92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

  • 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п.

Читать дальше:  Жалоба в прокуратуру на трудовую инспекцию образец

4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб.

В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет.

Дт Кт Описание Документ 20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы 29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу: Дт Кт Описание Документ 44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями: Пример бухгалтерских проводок на 71 счете Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П.

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет.

При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств.

После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником.

Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону.

Как правильно списать подотчет (нюансы)?

Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст.

Кто является подотчетным лицом и когда формируются задолженности

Можно ли списать задолженность с подотчетными лицами

В любом учреждении, которое осуществляет хоть какие-то денежные операции, должен вестись бухгалтерский учет. Отдельной строкой в нем выделена задолженность подотчетных лиц, при этом важно знать, какой счет используется специалистами в данном случае.

Основные понятия

В качестве подотчетных лиц на любом предприятии выступают граждане, которым предоставляются денежные суммы. Выдаются они в качестве аванса в счет осуществления в будущем определенных хозяйственных операций. А также тем, кто должен отправиться в командировку.

По окончании деятельности, на которую предоставлялись деньги, лицо, их получившее, обязано составить отчет по расходованию. К нему прикладываются все документы, которые могут подтвердить целевое расходование средств (чеки, счета фактуры, проездные билеты и т. д.).

Если средства выделялись для проведения хозяйственных работ, то срок предоставления отчета должен определять руководитель организации. Если аванс выдавался для поездки в командировку, то срок зависит от типа поездки:

  • Если она проходит в пределах территории России, то подать отчет следует в течение трех рабочих дней после возвращения.
  • Когда выезд был зарубежный, то у командировочного есть десять дней после завершения для предоставления отчетов.

Если по завершении всех работ у подотчетного лица остаются неизрасходованные суммы, то их надлежит сдать в кассу предприятия. Все полученные деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Сам отчет после проверки сотрудниками бухгалтерии обязательно должен быть завизирован руководителем организации.

Подотчетным лицом может являться работник, отправляющийся в командировку

Если лицо, получившее аванс, вовремя не отчиталось по совершенным тратам, то появляется задолженность. Она должна быть каждый месяц переоценена в зависимости от изменяющегося курса российского рубля к валюте других государств. В бухгалтерском балансе задолженность таких лиц отражается по статье, которая указана в действующих законодательных актах.

Основные акты, которыми регулируется процесс

Главные документы, от которых обязаны отталкиваться бухгалтера при работе с задолженностями подотчетных лиц, составлены сотрудниками Центрального Банка РФ, Главного Казначейства и Министерства Финансов.

При работе обязательно учитываются следующие акты:

  • Указание ЦБ РФ № 3210 – У «О порядке ведения кассовых операций». Этот документ регулирует порядок выдачи денежных средств работникам учреждения.
  • Указание ЦБ РФ № 3073 – У «Об осуществлении наличных расчетов».
  • Приказ Казначейства РФ № 10н « Об утверждении правил обеспечения наличными». Данный документ отражает порядок начисления денежных средств на банковские карты сотрудников учреждения.
  • Приказ Минсельхоза № 68 от 29.01.2002 г.

Кто может быть подотчетным лицом

Сотрудники организации при осуществлении хозяйственных операций и для поездки в командировку получают из бухгалтерии авансом денежные средства на осуществление этих целей. Именно они и являются для учреждения подотчетными лицами. Такой человек должен обладать рядом качеств:

  • Это обязательно физическое лицо.
  • Такой гражданин должен официально находиться в трудовых отношениях или с предприятием (юридическим лицом) или с физическим лицом, которое имеет статус предпринимателя.
  • Между таким лицом и организацией должен быть заключен трудовой договор в любой форме, т. е. сотрудник может быть принят на постоянную или временную работу.

Подотчетным лицам выдают аванс на будущие траты

Перечень лиц, которым могут быть выделены денежные суммы для осуществления их деятельности, обязательно визируются руководителем предприятия. Для регулирования этого процесса бухгалтера пользуются Правилами ведения кассовых операций. Например, прежде чем получить новый аванс, каждое ответственное лицо должно выполнить обязательства по предоставлению отчета по ранее выданным суммам.

Дебиторская задолженность лиц

Все денежные суммы, которыми оперирует предприятие, необходимо учитывать в бухучете. Каждая строка баланса должна быть заполнена бухгалтером.

Если этого не сделать, то проверяющие органы могут посчитать суммы, предоставленные подотчетному лицу, как доход организации или же целевой заем.

А раз это прибыль, то с нее должен быть уплачен налог, но так как по вполне понятным причинам этого не сделано, то сотрудники налоговых органов вправе наложить штрафные санкции на организацию.

[attention type=green]

Когда в отчетности образовался дебиторский долг, то для его отражения создается отдельный документ. Если какая-то часть средств осталась неизрасходованной, то она должна быть возвращена в кассу предприятия. В случаях, когда этого по какой-то причине не происходит, вся сумма вычитается из заработной платы подотчетного лица.

[/attention]

Каким бы способом деньги не были возвращены в кассу, они должны найти свое отражение в балансе предприятия специальной записью, исходя из норм действующего законодательства.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отражается в разделе активов предприятия. Несмотря на то, что эта часть имущества находится в других руках, но по закону является собственностью организации. Когда составляется отчет, дебиторскую задолженность положено компоновать по срокам ее образования. Проводка ее ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями».

Далее следует выяснить, как отражать в бухгалтерском балансе задолженность по подотчетным суммам экспедитора: в актив или в пассив. Здесь следует понимать, что актив – это финансы и имущество, которые должны организации, а пассив – это то, что должна организация. Например, деньги на оплату отпуска – это пассив. А задолженность экспедитора по подотчетным суммам – это актив.

Невозвращенная часть выданных подотчетному лицу денег может быть вычтена из его зарплаты

Кредиторская задолженность и ее отражение

Если дебетовое сальдо является недоимкой персонала, то кредитовое – это задолженность самого предприятия. Если оценивать кредиторскую задолженность с позиций бухгалтерского учета, то это финансовая оценка долга организации перед другими лицами. Учет ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками».

Подобный вид задолженности необходимо отражать на активно-пассивных счетах учета расчетов. Долговые обязательства вносятся на пассивные счета учета. При фиксировании кредиторской задолженности следует руководствоваться следующими правилами:

  • Не следует допускать зачет между статьями активов и пассивов.
  • В бухгалтерском балансе такой вид задолженности всегда представлен, как краткосрочный и отражается в разделе IV.
  • Если задолженность имеется в иностранной валюте, то при составлении баланса, она должна быть переведена на российские рубли по курсу, который был установлен на отчетную дату.
  • Если организацией была получена хотя бы часть оплаты, то задолженность фиксируется в балансе в оценке за вычетом суммы НДС, которая уже была уплачена или только подлежит уплате.
  • Если задолженность образовалась по займам и кредитам, то ее отражают с учетом набегающих к концу отчетного периода процентов.

Движения средство должны отражаться в бухучете

Как списывают долг

Механизм списания каждой задолженности очень специфичен. Все имеющиеся случаи могут кардинально отличаться друг от друга. Чтобы списать остатки подотчетных сумм, следует проделать следующие манипуляции:

  • Установить срок начала исковой давности. Если лицо обязано было вернуть деньги и отчитаться 7 июля 2015 г., то такой датой считается 8 июля.
  • Затем отсчитать три года от этой даты. В данном случае это 8 июля 2018 г.
  • После чего денежная сумма признается безнадежной к взысканию, и списывается в бухучете за счет резерва по сомнительным долгам.

Следует учитывать, что списание не является аннулированием. В течение пяти лет задолженность следует отражать за балансом на счете 007.

Отражение дебиторской и кредиторской задолженностей даже для опытного бухгалтера, подчас представляет проблему. Все деньги, оказавшиеся в обороте организации, должны быть зафиксированы при составлении бухучета. Поэтому нужно следить за периодически меняющимися правилами ведения отчетности.

О расчетах с подотчетными лицами можно узнать из видео:

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: