Как составить дефектную ведомость на списание

Содержание
  1. Дефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец оформления, целевое назначение
  2. Основное назначение документа. Рекомендации по составлению
  3. Порядок составления
  4. Правила оформления документа
  5. Пошаговая инструкция составления дефектной ведомости
  6. Образец дефектной ведомости и правила составления бланка
  7. Назначение документа
  8. Общие правила их составления
  9. Образцы разных видов дефектных ведомостей 2021 г
  10. Ведомость на ремонт автомобиля
  11. На ремонт помещения
  12. На ремонт системы отопления
  13. На списание запчастей
  14. На ремонт кровли
  15. Процедура документирования дефектов
  16. Как привести дефектную ведомость в более удобный вид: видео
  17. ссылкой:
  18. Дефектная ведомость на списание — образец
  19. Пример оформления дефектной ведомости на списание основных средств – образец для скачивания
  20. В каких случаях составляется?
  21. Кто оформляет акт?
  22. Как правильно заполнить бланк?
  23. Скачать образец
  24. Дефектная ведомость на списание запчастей: образец, бланк
  25. Дефектная ведомость (рекомендуемый образец заполнения)
  26. Страна Советов
  27. Дефектная ведомость на списание основных средств
  28. Дефектная ведомость на списание материальных ценностей
  29. Дефектная ведомость на списание основных средств: образец
  30. Дефектная ведомость (дефектный акт)
  31. Как правильно оформлять дефектную ведомость (дефектный акт)?
  32. Какие сведения необходимо указывать в дефектной ведомости (дефектном акте)
  33. Для чего в дефектной ведомости (дефектном акте) отражать информацию о причинах дефектов
  34. Кто в учреждении должен оформлять дефектную ведомость (дефектный акт)

Дефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец оформления, целевое назначение

Как составить дефектную ведомость на списание

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Дефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец документа

Дефектная ведомость – это первичный документ, фиксирующий разнообразные дефекты, изъяны или неисправности устройств, механизмов, материалов, используемых на предприятии.

Основным ее предназначением является контроль за качеством инструментов или материалов, как со стороны поставщиков, так и со стороны потребителей.

Оформление документа является частью процедуры, предшествующей ремонту или восстановлению этих ценностей.

Основное назначение документа. Рекомендации по составлению

Каждое предприятие, осуществляющее хозяйственную деятельность, рано или поздно сталкивается с такой проблемой, как порча или износ материальных ценностей. Либо с другими факторами, препятствующими их нормальной работе или дальнейшему применению.

Процесс выявления непригодных к использованию ТМЦ предполагает документальное оформление этих фактов, с соблюдением норм и правил действующего законодательства.

Одним из таких сопроводительных документов является дефектная ведомость, составляемая при обнаружении материальных ценностей ненадлежащего качества, с целью их списания.

При оформлении в нее вписывают:

Составление документа

  • полное наименование предприятия (компании, организации, фирмы)
  • название структурного отделения, на балансе у которого числятся описываемые материальные ценности
  • наименование и тип материальных ценностей
  • выявленные недостатки или дефекты
  • выводы и предложения по их устранению
  • подписи уполномоченных членов комиссии

При выполнении разнообразных ремонтных работ, дефектную ведомость используют в виде акта учета издержек. Она выступает основанием для составления проектной документации и сметы расходов для выделения денежных средств на будущий ремонт (строительство):

  • сооружений
  • помещений
  • зданий
  • автомобильных дорог
  • транспорта
  • крыш
  • механизмов
  • оборудования

Данная ведомость является главным документом, подтверждающим факт поломки или износа производственного оборудования, имущества, материалов. Применяется в основном на предприятиях-гигантах, состоящих из нескольких структурных подразделений, имеющих в своем активе большое количество:

  • материальных ценностей
  • оборудования
  • механизмов
  • устройств

Она может предъявляться в органы налоговой инспекции, являясь свидетельством необходимости проведения ремонтных или строительных работ. Без дефектной ведомости компания не имеет права учитывать расходы на ремонт, при расчете налога на прибыль.

Порядок составления

Все крупные предприятия периодически проводят осмотр и проверку всех числящихся на балансе материальных средств. Обследование проводится визуально, глубокие и тщательные экспертизы проводятся лишь при необходимости.

Предшествует проверке создание специальной комиссии, утверждаемой приказом руководителя.

Каждый член комиссии должен иметь определенную квалификацию, позволяющую безошибочно определить вид неисправностей или дефектов, и возможные способы их ликвидации.

[attention type=yellow]

Не существует законодательно утвержденной формы документа, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец ведомости. Составив его самостоятельно, в произвольной форме, с учетом всех важных нюансов и деталей. В основном документ имеет вид таблицы, которая не должна содержать никаких исправлений и помарок.

[/attention]

Требования к оформлению:

Необходимые документы

  1. Обязательным является наличие первичной документации по всем хозяйственным операциям.
  2. Вся первичка должна быть составлена согласно утвержденным формам.
  3. Документы должны содержать все основные реквизиты, такие как название, дата оформления, название предприятия, содержание проводимой операции, ФИО ответственных лиц и их подписи.
  4. Любые исправления в документе должны быть согласованы с лицами его подписавшими, с указанием даты корректировки. По возможности лучше составить новый экземпляр.
  5. Обязательное наличие сводной документации.
  6. Желательно, чтобы все первичные и сводные документы составлялись на бумаге. При оформлении их в электронном виде, необходимо сделать дубликат на бумажных носителях.

Дефектная ведомость получает статус официального документа лишь при условии выполнения всех вышеперечисленных требований.

Правила оформления документа

Составить дефектную ведомость можно как на обычном листе бумаги, так и на фирменном бланке компании. Это не принципиально, как и то – написан он будет вручную или напечатан на компьютере.

В основном дефектовка составляется в нескольких экземплярах, для предоставления каждой из заинтересованных сторон. Все копии в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем предприятия и всеми членами комиссии. Ставить штамп на дефектной ведомости не нужно, так как она относится к внутренним документам организаций.

Все документы, после их использования по назначению, отправляются в архив на хранение, на время, установленное на законодательном уровне или предусмотренное правилами внутреннего распорядка компании.

Пошаговая инструкция составления дефектной ведомости

При составлении дефектной ведомости можно ориентироваться на такой образец:

Скачать образец дефектной ведомости [44.00 KB]

Порядок заполнения:

  • В любом верхнем углу оставляется свободное место, предусмотренное для утверждения директором компании. Здесь пишется занимаемая должность, ФИО, название фирмы.
  • В центре документа пишется его полное название и порядковый номер.
  • Затем слева дата составления, справа – местонахождение компании (наименование населенного пункта, в котором она официально зарегистрирована).
  • Указывается наименование осматриваемого объекта.
  • Составляется основная часть документа, в виде таблицы состоящей из четырех столбцов:
  1. 1-й – порядковый номер
  2. 2-й – обнаруженные изъяны, поломки и недостатки
  3. 3-й – заключение экспертной комиссии (рекомендации и пожелания по устранению дефектов)
  4. 4-й – сроки ликвидации обнаруженных неисправностей
  • Завершающими являются подписи членов комиссии, принимавших участие в обследовании материальных ценностей. Обязательно указываются их занимаемые должности и фамилии с инициалами.

Копии дефектной ведомости для предоставления их любым третьим лицам предприятие создает исключительно за свой счет.

Помимо этого, контролируют сохранность данной документации сотрудники компании, отвечающие за создание безопасных условий для хранения бухгалтерских документов.

Право на изъятие учетной документации имеют только уполномоченные органы (налоговая инспекция, управление внутренних дел и др.).

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Образец дефектной ведомости и правила составления бланка

Как составить дефектную ведомость на списание

В случае обнаружения поломки, брака, несоответствия состояния механизмов, инженерных систем, их отдельных элементов принятым нормативным стандартам в обязательном порядке составляется так называемая дефектная ведомость, бланк и образец которой приводятся ниже.

Пустой бланк дефектной ведомости (word)

Образец дефектной ведомости (word)

Пример бланка дефектной ведомости на списание (word)

Назначение документа

В целом такой документ, как дефектная ведомость, не имеет единого утвержденного образца, поэтому бланки дефектовки (как ее еще называют) всегда разрабатываются самостоятельно. Как правило, в организации изначально утверждаются определенные единые формы, которые впоследствии и применяются в разных случаях.

Документ всегда отражает следующие моменты:

  1. Наименование объекта, у которого обнаружены технические дефекты.
  2. Полный перечень и подробное техническое описание найденных недочетов.
  3. Способы ремонта каждого или группы.

Порядок составления может быть:

  • плановым – в крупных компаниях всегда периодически проверяется то или иное оборудование на предмет полной исправности;
  • внеплановым – в случае специальных проверок, после аварий и т.п.

Таким образом, дефектная ведомость – это основной отчетный документ, в котором описываются любые отклонения изделия, механизма или инженерной системы от состояния, принятого по нормативу:

  • внешние дефекты;
  • внутренние неисправности;
  • брак, допущенный заводом-изготовителем;
  • механические повреждения, допущенные при перевозке и/или эксплуатации оборудования и т.п.

Данная ведомость может быть составлена представителями любой заинтересованной стороны – как фирмами, так и частными лицами:

  • производителем;
  • покупателем;
  • продавцом.

Общие правила их составления

Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:

  1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:
  • собственно наименование;
  • дата составления;
  • полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
  • название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
  • лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.
  1. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
  2. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
  3. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
  4. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
  5. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

Образцы разных видов дефектных ведомостей 2021 г

Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:

  1. На ремонт помещения (или всего здания).
  2. На ремонт кровли.
  3. На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
  4. На ремонт системы отопления.
  5. На списание запчастей.

В общем виде образец содержит следующие пункты:

  1. В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
  2. Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
  3. Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
  4. Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
  5. Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.

Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.

Ведомость на ремонт автомобиля

В случае использования компанией служебного автомобиля или при наличии в ее собственности целого парка единиц техники периодически проводится контроль качества машин путем их внешнего осмотра.

Составляется она как в самой компании, владеющей транспортным средством, так и в ремонтной компании, в которой предполагается проведение восстановительных работ.

Составление документа в данном случае позволяет решить сразу несколько задач:

  • отчитаться перед налоговой инспекцией о расходовании определенных средств на мелкий или капитальный ремонт автомобиля;
  • зафиксировать все дефекты и на основе их анализа определить эффективность вложений в ремонт и содержание транспортного средства (совокупные расходы и совокупные доходы за обозримый период);
  • наконец, с помощью этого документа можно уточнить конкретную разновидность ремонтных работ, которые понадобятся в данном случае, а также их оценочную стоимость.

При составлении дефектной ведомости на ремонт машины любого класса и назначения следует уделить внимание нескольким важным особенностям:

  1. Название модели, конкретной технической модификации автомобиля должно полностью совпадать с тем, что указано в документах – в частности, сокращения, регистр букв (прописные или строчные), пробелы или слитное написание.
  2. Названия запчастей, отдельных агрегатов следует прописывать с такой же точностью – обычно их можно уточнить в соответствующих документации или на сайте- завода-изготовителя.
  3. В такой ведомости обязательны ссылки на приложения – т.е. документы, регламентирующие выполнение ремонтных работ, приобретение тех или иных запчастей и т.п.
  4. Обязательны подписи не только ответственных лиц, проводивших обследование, но и самого владельца автомобиля, если машина принадлежит не самой компании, а сотруднику, который заключил соответствующий договор и предоставил свой автомобиль для служебного использования.
  5. Поскольку осмотр и ремонт автомобиля – достаточно сложная техническая процедура, требующая составления предельно конкретных записей, то исправления даже с пометкой «исправленному верить» не допускаются.
  6. Наконец, количество экземпляров такой дефектовки определяется количеством заинтересованных лиц, которых в данном случае достаточно много: это сама компания, использующая автомобиль, его владелец, компания, осуществляющая ремонт. Однако если предприятие будет своими силами ремонтировать свою же машину, дефектная ведомость составляется на 1 бланке.

Пример представлен ниже.

На ремонт помещения

В ходе плановой проверки осматривают все здание или конкретное его помещение, причем составляют, как правило несколько дефектовок – каждая на свое помещение или же сводят все данные в один документ, если так будет удобнее обрабатывать информацию.

Основное назначение в данном случае сводится к следующему:

  • описать все внешние дефекты, нарушения состояния здания (например, трещины на потолке, разрыв напольного покрытия, плесень по углам и т.п.);
  • наметить пути устранения – т.е. конкретные виды ремонтных работ, с помощью которых предполагается справиться со всеми обнаруженными недостатками;
  • обозначить сроки проведения работ, причем поскольку речь идет о довольно больших объемах, требуется определить приоритеты – например, в первую очередь ремонт дверных проемов, и во вторую – устранение трещин в потолках.

Составляют такую ведомость, как правило, 2-3 сотрудника, среди которых присутствуют:

  • бухгалтер или главный бухгалтер;
  • специалист по проведению ремонтных работ;
  • инженер, отвечающий за оборудование в здании.

В бланке дефектной ведомости обязательно требуется отразить такие сведения:

  1. Все сведения, касающиеся здания как физического объекта – по какому адресу расположено, что в нем располагается.
  2. Сами недостатки в их точном наименовании.
  3. Способы и сроки проведения работ по исправлению обнаруженных недостатков.

Поскольку здание – довольно большой объект, а недостатки могут быть обнаружены самые разные, то при составлении дефектовки и реальном планировании работ следует обратить внимание на ряд особенностей:

  1. Сами ремонтные работы называются в точном соответствии с принятой системой наименований – здесь нужно обращаться к соответствующей справочной литературе (Федеральные и территориальные единичные расценки).
  2. При фиксировании и описании вида ремонтной работы следует указывать не только срок, но и объем, причем на каждом этапе нужно определять конкретное ответственное лицо – как правило, их будет сразу несколько.
  3. Все оборудование, а также строительные и иные материалы, предназначенные для ремонта, прописываются в тех наименованиях, как они указаны в документации – т.е. марки и модели пишутся полностью, без сокращений.

Образец дефектной ведомости представлен ниже.

На ремонт системы отопления

При проведении планового и внепланового контроля системы отопления в здании комиссия обычно состоит из 2 человек:

  • представитель бухгалтерии;
  • специалист по ремонту системы отопления.

Следует учесть несколько нюансов составления:

  1. Составляется до ремонта или во время его. Если же осуществить это довольно трудно, то крайний сроки составления – сразу по окончании работы.
  2. Как правило, прописываются не только названия ремонтных операций, но и единицы объемов, а также ответственные лица на каждом этапе (если предполагается совершить работу в несколько стадий).
  3. Исправления в самом тексте в данном случае тоже не допускаются.
  4. Как правило, составляется в электронном виде, но всегда должен иметься и его бумажный аналог.

Образец такой дефектной ведомости приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Сами ремонтные работы – т.е. текущий ремонт или на случай аварии не предполагают составления дефектной ведомости по соответствующему образцу.

На списание запчастей

Под списанием запчастей понимается хозяйственная операция по замене старых, изношенных механизмов любой установки на новые детали. При этом в случае с запчастями автомобиля предполагается составление соответствующей дефектной ведомости, образец которой рассмотрен выше.

Особенности составления следующие:

  1. Прописывается простым спискам вся техника, которая была осмотрена.
  2. Будет правильно и удобно, если наряду с описанием объектов указываются и инвентарные номера каждого из них.
  3. Также следует обратить внимание на то, что название каждой запчасти указывается в точном соответствии с тем, как оно приводится в технической документации.
  4. В графе «заключение» указывается, что деталь признана негодной, устаревшей и нуждается в замене (или в списании).

Образец представлен ниже.

На ремонт кровли

Наряду с дефектовкой, бланк которой составляется при осмотре здания, отдельно разрабатывается документ, который описывает недостатки кровли и соответствующие ремонтные работы. Образец приводится ниже.

Процедура документирования дефектов

В случае компаний с небольшим штатом часто не возникает особой необходимости разработки, прописывания и утверждения процедуры проверки оборудования и составления дефектной ведомости, поскольку подобные ситуации возникают достаточно редко.

Однако в случае крупных фирм мониторинг качества оборудования производится только по заранее составленному и утвержденному регламенту. В общем виде порядок следующий:

  1. О проведении плановой или внеплановой проверки руководство компании или конкретного филиала выпускает соответствующий приказ.
  2. В этом приказе отражаются уполномоченные лица, которые войдут в проверяющую комиссию: не менее 2 сотрудников. В ее состав обычно входят не только представители технических служб (инженеры, техники, контролеры качества), но и бухгалтерии.
  3. Проводится непосредственный контроль качества, составляется дефектная ведомость на заранее подготовленном бланке, ставятся подписи, после чего документ передается уполномоченным лицам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не следует путать процедуру проверки с использованием дефектной ведомости с технической экспертизой. Плановый контроль качества – это, как правило, только визуальный осмотр внешних поверхностей, механизмов, соединений деталей. В то же время экспертиза предполагает более глубокий анализ механизма с использованием специального оборудования для проверки.

Как привести дефектную ведомость в более удобный вид: видео

Составить документ можно своими силами в программе Ms Excel. Это особенно удобный вариант для бухгалтеров, поскольку в данном случае нет необходимости самостоятельно подсчитывать нарастающий итог и прочие показатели. О том, как привести ведомость в более удобный для работы вид, можно увидеть здесь.

ссылкой:

(2 1,50 из 5)
Загрузка…

Дефектная ведомость на списание — образец

Как составить дефектную ведомость на списание

Дефектная ведомость – документ, необходимый при изложении определенных недостатков, изъянов и браков, обнаруженных в определенных материальных ценностях. Данный документ необходим при контроле качества со стороны покупателя или же со стороны продавца.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет, и любое предприятие может составлять данный документ на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:

Дефектная ведомость считается официальной только в том случае, если содержит в себе все вышеперечисленные условия и не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.

Пример оформления дефектной ведомости на списание основных средств – образец для скачивания

Когда основное средство (далее по тексту ОС) нельзя использовать по причине износа, и объект перестает приносить экономические выгоды, его требуется списать.

Для основания непригодности оформляется дефектная ведомость. В текущей статье рассмотрим, обязательно ли составлять подобную документацию, а также основные правила ее оформления.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

В каких случаях составляется?

Подобная документация оформляется, когда ОС невозможно использовать по назначению по причинам поломок или износа.

Существует несколько причин оформления дефектных ведомостей:

  • Документ объясняет причины списания имущества компании.
  • Информация в акте помогает проанализировать причины выхода из строя списываемого основного средства, что позволяет в дальнейшем избежать порчи раньше окончания срока эксплуатации.
  • Бланк выступает доказательством обоснованности факта списания объекта ОС с баланса предприятия. Подтверждает экономическую целесообразность проведения процедуры списания.

По перечисленным причинам в акте нужно отразить факты, неопровержимо указывающие на невозможность дальнейшей эксплуатации основного средства и, соответственно, целесообразность его списания.

Кто оформляет акт?

Для списания основных средств с баланса предприятия руководитель приказом утверждает специальную комиссию — порядок создания.

В нее входят руководители среднего звена и бухгалтера.

Члены комиссии при осмотре имущества должны оформить дефектную ведомость, отражающую все недостатки и подтверждающую невозможность дальнейшего использования объекта ОС компании по назначению.

Как правильно заполнить бланк?

Дефектная ведомость содержит письменные доводы невозможности дальнейшей эксплуатации основных средств. На ее основании проводится непосредственное скорейшее списание имущества.

Рекомендуется оформлять бланк с отображением основных пунктов:

  • полное наименование компании;
  • структурное подразделение, в котором числится имущество;
  • состав комиссии, утвержденный руководителем компании (заносятся данные всех членов комиссии);
  • запись о невозможности дальнейшего использования основного средства;
  • перечень осматриваемых объектов (подробно перечисляются все характеристики каждого из ОС);
  • конкретное обозначение выявленных дефектов и неисправностей рассматриваемого имущества;
  • прописывается заключение комиссии и факт необходимости списания объекта по причине нецелесообразности ремонта либо продажи.

Дефектную ведомость должны подписать все члены комиссии. Составлять документ можно по утвержденной в компании форме. Ограничений по этому поводу закон не предусматривает.

Не рекомендуется в бланке допускать ошибки или описки. Документ можно напечатать или написать от руки ручкой синего или черного цвета. Карандашом вносить записи нельзя.

Если документ печатается на компьютере, подписи членов комиссии, председателя и руководителя должны быть сделаны исключительно от руки.

Скачать образец

Пример оформления дефектной ведомости для списания основных средств – скачать word.

О порядке оформления дефектной ведомости и дефектного акта, подробно рассказано в данном видео:

По указанной теме можно сделать несколько основных выводов:

  • Дефектная ведомость оформляется специально созданной комиссией по списанию.
  • Документ подтверждает необходимость снятия с учета объекта, невозможность его использования по назначению и продажу.
  • Оформлять бланк допускается в свободной форме, утвержденной на предприятии. Однако документ должен содержать обязательную информацию.
  • Форму подписывают все члены комиссии, включая председателя.
  • Документ не будет считаться действительным без визы утверждения руководителя.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Дефектная ведомость на списание запчастей: образец, бланк

Для этого создается специальная комиссия, в состав которой входят, и работники технических служб с соответствующей квалификацией, и сотрудники бухгалтерии, и сотрудники подразделения, где проводится текущий осмотр.

Важно! Такой осмотр производится лишь поверхностно. Никаких экспертиз по выявления скрытых поломок и дефектов не производится.

Поэтому поломка может привести к выходу оборудования из строя в любой момент времени, то есть остановка работы оборудования может произойти через какое-то время после осмотра.

[2]

Тогда дефектную ведомость должен составить эксперт технической службы.По результатам проведения проверки составляется дефектный акт, на основании которого составляется дефектная ведомость. Ее оформлением занимается тот сотрудник компании, которого назначил ответственным руководитель организации.

Дефектная ведомость (рекомендуемый образец заполнения)

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда

Страна Советов

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Читайте так же:  Валютная оговорка в договоре или контракте

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. 7.

Дефектная ведомость на списание основных средств

О том, каким может быть такое обоснование, читайте в статье .

В дефектной ведомости на списание ОС следует отразить:

  1. сведения о выявленных неисправностях и дефектах объектов ОС;
  2. перечень объектов ОС, которые были осмотрены техническим специалистом, их инвентарные и заводские номера;
  3. наименование компании и ее структурного подразделения, в котором числился списываемый объект ОС;
  4. заключение технических специалистов о целесообразности списания объектов ОС вследствие невозможности их дальнейшей эксплуатации.
  5. данные о технических специалистах, которые провели экспертизу ОС и установили, что его невозможно эксплуатировать;

Документ должен быть заверен подписями технических специалистов, которые провели осмотр объектов основных средств. Вариант образца дефектной ведомости на списание ОС доступен для скачивания на нашем сайте.

Дефектная ведомость на списание материальных ценностей

А разобраться с необходимым ремонтом или сделать вывод о ремонтонепригодности МЦ иногда невозможно без привлечения специализированной организации. А теперь перейдем к нюансам оформления дефектной ведомости на .

Бланк дефектной ведомости на списание материальных ценностей разрабатывается самой фирмой — готовой унифицированной формы, утвержденной на законодательном уровне, не существует. Поэтому, прежде чем приступить к осмотру МЦ, проверьте, утверждена ли форма бланка в вашей компании.

При отсутствии бланка необходимо разработать его форму и утвердить как приложение к учетной политике. Для оформления дефектной ведомости сформируйте , включив в ее состав:

  1. материально ответственное лицо;
  2. иных лиц при необходимости (например, специалистов фирмы по ремонту оборудования или представителя завода-производителя обследуемого объекта).
  3. представителя бухгалтерской службы;
  4. специалистов, способных выявить дефекты и оценить степень их влияния на возможность дальнейшего использования МЦ в деятельности компании;

Скачать бланк ведомости на списание материальных ценностей можно .

Дефектная ведомость на списание основных средств: образец

Дефектная ведомость (дефектный акт)

Как составить дефектную ведомость на списание

Опыт

Дефектная ведомость (дефектный акт) – так называют документ, который отражает перечень дефектов (неисправностей) объекта.

Как правильно оформлять дефектную ведомость (дефектный акт)?

Для государственного сектора законодательство на федеральном уровне не устанавливает такой формы первичного документа как дефектная ведомость (акт).

Тем более ни одна норма законодательства на федеральном уровне не требует от организаций государственного сектора обязательно составлять дефектную ведомость (акт).

Поэтому на уровне федерального законодательства не существует «правильной» формы дефектной ведомости (акта) и единых правил его заполнения.

По своему смыслу дефектная ведомость (акт) отражает состояние объекта имущества. Поэтому обязанность ее оформления может быть установлена органом (учреждением), которое уполномочено устанавливать порядок распоряжения государственным (муниципальным) имуществом:

1) уполномоченный орган по управлению имуществом публично-правового образования (УОИ) может в Положение об имуществе включить требование оформлять дефектную ведомость (акт).

Смысл такого указания состоит в том, чтобы органы внешнего финансового контроля имели возможность проконтролировать обоснованность расходов учреждений на ремонт и содержание имущества, а также обоснованность принятых учреждениями решений о списании имущества;

[attention type=red]

2) иные главные распорядители (распорядители) бюджетных средств не имеют полномочий распоряжаться имуществом подведомственных казенных учреждений 1, а также имуществом созданных ими бюджетных учреждений 2.

[/attention]

Если только уполномоченный орган по управлению имуществом не наделил ГРБС (РБС) соответствующими полномочиями.

Поэтому в общем случае, при отсутствии специальных полномочий, ГРБС (ПБС) не имеет права устанавливать для подведомственных ему казенных учреждений и для созданных им бюджетных учреждений требование оформлять дефектную ведомость (акт);

3) само учреждение в рамках своей учетной политики и порядка документооборота может установить требование оформлять дефектную ведомость (акт).

Смысл такого требования в том, чтобы иметь возможность доказать проверяющим оправданность расходов на ремонт и содержание имущества, обоснованность решений о списании имущества.

А также иметь обоснование для планирования расходов на ремонт и содержание имущества.

Чтобы обязать учреждение оформлять дефектную ведомость (акт), недостаточно только написать: «оформляется дефектная ведомость».

Потому что на основании такого указания невозможна проверка, как подобное указание исполнено.

[attention type=green]

Чтобы указание об оформлении дефектной ведомости (дефектного акта) было проверяемым, оно должно содержать (приведенный далее перечень составлен на основе простой логики и носит рекомендательный характер):

[/attention]

1) форму дефектной ведомости (акта) или полный перечень реквизитов.

Если УОИ это не опишет, проверяющие не будут иметь оснований предъявить какие-либо претензии по поводу формы и (или) содержания дефектной ведомости (акта);

2) перечень фактов хозяйственной жизни, для документального оформления которых необходимо применять дефектную ведомость (акт).

Если УОИ это не опишет, проверяющие не будут иметь оснований предъявить какие-либо претензии по поводу отсутствия дефектной ведомости (акта).

Если учреждение это не опишет, руководство учреждения не будет иметь оснований требовать от сотрудников составления дефектной ведомости (акта) во всех тех случаях, когда это необходимо, по мнению руководства;

3) требования к квалификации сотрудников, которые уполномочены составлять дефектную ведомость (акт).

Требования должны охватывать все разнообразие видов имущества, в отношении которых установлена необходимость оформлять дефектную ведомость (акт), в частности:

– для автотранспорта;

– для компьютерной техники;

– для коммунальных систем зданий/сооружений;

– для иных частей зданий/сооружений.

Например, дефектную ведомость на автомобиль, очевидно, должен составлять сотрудник, который имеет подтвержденную квалификацию для диагностики автомобилей или в должностные обязанности которого входит диагностика автомобилей. Иначе дефектная ведомость не будет достоверной.

[attention type=yellow]

Если УОИ это не опишет, проверяющие не будут иметь оснований предъявить претензии к качеству и (или) достоверности дефектной ведомости (акта).

[/attention]

Если учреждение это не опишет, то дефектная ведомость (акт), составленная (составленный) неквалифицированным сотрудником, может стать причиной неверных решений руководства;

4) требования к порядку оформления дефектной ведомости (акта) при отсутствии в штате учреждения сотрудников достаточной квалификации.

Если УОИ это не опишет, проверяющие не будут иметь оснований предъявить претензии к качеству и (или) достоверности дефектной ведомости (акта), оформленной (оформленного) сторонними специалистами.

Например, если в штате учреждения нет специалиста с подтвержденной квалификацией для диагностики компьютерной техники, то составленная самим учреждением дефектная ведомость на неисправный компьютер не будет достоверной. Чтобы дефектная ведомость (акт) была (был) достоверной (достоверным), для ее (его) составления следует обратиться в организацию, которая имеет специалистов соответствующего профиля.

Все эти четыре пункта также важны и в том случае, если обязанность оформлять дефектный акт (ведомость) установлена самим учреждением в учетной политике.

Какие сведения необходимо указывать в дефектной ведомости (дефектном акте)

Исходя из назначения дефектной ведомости (акта), этот документ должен содержать (приведенный далее перечень составлен на основе простой логики и носит рекомендательный характер):

– в заголовочной части:

1) обязательные реквизиты первичного документа;

2) идентификацию объекта (если это объект основных средств, подлежащий инвентарному учету, – то инвентарный номер; иначе если у объекта есть какой-то уникальный номер (например, заводской, серийный) – иной уникальный номер; иначе подробное описание объекта, которое позволит его однозначно идентифицировать);

3) если объект имеет несколько одинаковых составных частей, идентификацию конкретной составной части (например, в составе автомобиля – четыре одинаковых автошины и четыре одинаковых диска; в составе здания – 16 одинаковых унитазов); если одинаковые составные части не имеют уникальных идентификаторов, то для целей выявления дефектов и последующих за этим действий следует присвоить составной части идентификатор и, если составная часть перемещаемая, нанести его на эту часть;

– в табличной части:

1) описание внешних проявлений дефекта;

2) идентификацию неисправного узла/детали;

3) описание дефекта неисправного узла/детали;

4) причину дефекта неисправного узла/детали;

5) необходимые действия в отношении неисправного узла/детали;

– в завершающей части:

1) подписи лиц, которые произвели выявление дефектов (Ф.И.О., должность).

Такой состав дефектной ведомости (акта) позволит решить следующие проблемы:

1) более достоверно подтвердит факт неисправности объекта в целом:

– может быть произведена проверка, что в составе объекта действительно есть перечисленные узлы и детали;

– может быть подтверждено, что указанные неисправности узлов и деталей действительно могли привести к указанной неисправности объекта в целом;

2) даст информацию для принятия решения о том, следует ли искать лиц, виновных в неисправности объекта в целом;

3) даст информацию для оценки расходов на восстановление объекта. Что, в свою очередь, даст основание для принятия решения о целесообразности восстановления объекта.

Для чего в дефектной ведомости (дефектном акте) отражать информацию о причинах дефектов

Причины дефектов могут быть самые разные. В зависимости от причин расходы на устранение дефектов или расходы на списание объектов должны быть покрыты из разных источников:

—   естественный износ – за счет текущих расходов;

—   стихийные бедствия – за счет чрезвычайных расходов или за счет лиц, ответственных за сохранность объектов, в том числе и при чрезвычайных обстоятельствах;

—   заводской брак – за счет продавца или производителя;

—   нарушение правил эксплуатации – за счет лиц, ответственных за эксплуатацию, при условии, что до них были доведены правила эксплуатации, иначе за счет руководителя учреждения;

—   нарушение правил хранения – за счет лиц, ответственных за хранение, при условии, что до них были доведены правила хранения, иначе за счет руководителя учреждения;

—   преднамеренные или неосторожные действия – за счет виновных лиц, если они будут выявлены и вина будет доказана.

По любому случаю, когда возникла необходимость ремонта или списания объектов, необходимо выявить причину. Если причину не отразить в дефектной ведомости (акте), причину все равно надо будет где-то отражать. Если причину не выявить и не зафиксировать в документах, при проверке может быть поставлено под сомнение решение учреждения отнести ремонт, списание на текущие расходы.

Кто в учреждении должен оформлять дефектную ведомость (дефектный акт)

Приведенные далее рекомендации составлены на основании логических рассуждений.

Как уже было сказано, назначения дефектной ведомости (акта) – описывать перечень неисправностей объекта. Причем этот перечень должен быть достоверным.

Поэтому в отношении сложных технических устройств – автомобилей, компьютерной, бытовой техники, медицинского оборудования и так далее, очевидно, составлять документ должен сотрудник, который имеет документально подтвержденную квалификацию для диагностики соответствующего вида техники или в должностные обязанности которого входит диагностика соответствующего вида техники.

Если же возможные дефекты объекта носят механический характер и могут быть выявлены путем простого осмотра, очевидно, что для составления перечня дефектов не обязательно иметь специальную квалификацию. Такого рода дефекты могут быть, например, у мебели, постельных принадлежностей, спецодежды, отделки помещений и т.д.

[attention type=red]

Если в учреждении отсутствуют сотрудники, имеющие квалификацию для диагностики соответствующих видов техники, очевидно, что для получения достоверной информации о дефектах необходимо обратиться в специализированную организацию.

[/attention]

Если в форму дефектной ведомости (акта) будет включена графа для отражения причин дефектов узлов и деталей, очевидно, для заполнения этих сведений будет требоваться квалификация не просто в области технического обслуживания и ремонта, а квалификация в области технической экспертизы.

СКАЧАТЬ – ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ — БЛАНК

СКАЧАТЬ – ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ — В ЗДАНИИ
СКАЧАТЬ – ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ — СТУЛ
СКАЧАТЬ – ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ — КОМПЬЮТЕР

1 согласно п. 4 ст. 298 ГК РФ; права казенного учреждения по распоряжению имуществом ограничивает собственник, а не ГРБС

2 согласно п. 2, 3  ст. 298 ГК РФ; ст. 9.2 Федерального закона № 7-ФЗ; права бюджетного учреждения по распоряжению имуществом ограничивает собственник, а не учредитель

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: